Wir alle haben täglich 24 Stunden zur Verfügung. Doch es gibt einen feinen Unterschied: Einige Personen beklagen sich darüber, dass ihnen die Zeit durch die Finger rinnt und sie zu nichts kommen und andere haben genügend Zeit und schaffen es somit auch effizient zu arbeiten.
Hand auf’s Herz, kommt dir das nachfolgende Szenario bekannt vor?
Du stehst morgens auf, machst dir einen Kaffee (oder deinen Lieblingstee) und nimmst dir fest vor heute so viel wie möglich zu erledigen. Du schnappst dir deinen Laptop und klappst ihn auf - einige ungelesene Mails, fünf anstehende Calls und eine To-do-Liste warten bereits auf dich. Kaum versiehst du dich und dein Arbeitstag ist vorbei (…eine richtige Pause hast du auch nicht gemacht). Deine To-do-Liste ist länger statt kürzer geworden und so wirklich etwas geschafft hast du an diesem Tag nicht. Eine gewisse Unzufriedenheit stellt sich ein.
„Wo ist denn die Zeit geblieben?“ Diese Frage stellst du dir berechtigt und um ehrlich zu sein, lässt sich dies oftmals nicht exakt beantworten. Das ist der Grund weshalb ich in diesem Beitrag drei weit verbreiteten Zeitfressern auf den Grund gehen werde und dir konkrete Ansätze mit auf den Weg gebe, wie du diese aus deinem Arbeitsalltag verbannen kannst, um endlich effizient arbeiten zu können. Vielleicht wirst du ja bei dem ein oder anderen Punkt nicken, da du dich in der Situation wieder erkennst.
Klingt spannend? Dann lass’ uns auch deinen möglichen Zeitfressern an den Kragen gehen und dein (Online)Business effizient gestalten!
Zeitfresser Nr. 1: Fehlender Fokus
Ganz ehrlich, jeder von uns kennt es zu viel auf einmal erledigen zu wollen und am besten alles gleichzeitig. Wir sind völlig gestresst und überladen uns mit Aufgaben. Die To-do-Liste wächst und wir können es nicht schaffen diese abzuarbeiten. Das Resultat ist, dass wir frustriert sind und dies unsere Motivation sehr beeinflusst. Ein Rattenschwanz, der erst gar nicht entstehen sollte.
Natürlich möchtest du in deinem (Online)Business bestmögliche Ergebnisse erzielen und dass du dir deshalb viele Gedanken machst ist kein Wunder. Doch es kann schnell passieren, dass du in einen negativen Gedankenstrudel gerätst und jegliche Szenarien durchspielst - „Welche Lösung ist für Problem X am besten und wie löse ich dann wiederum Problem Y? Wird meine Entscheidung die richtige sein oder tritt dann Problem Z ein?“ Du wägst das Für und Wider ab, doch am Ende triffst du keine Entscheidung und verschiebst diese auf den nächsten Tag. Ein sich wiederholender Kreislauf entsteht, welcher dich unheimlich schnell blockieren kann. Das Ganze kostet viel Energie und zudem kostbare Zeit. Und das Ärgerliche daran: Es hindert dich daran in deinem Business voran zu kommen, was ja das große Ziel ist! Gib dir einen Ruck und traue dich Entscheidungen zu fällen, denn diese werden dich in deinem Business voran bringen.
Nehme dir bewusst Zeit und überlege dir, was du den ganzen Arbeitstag über machst. Womit verbringst du viel Zeit und was hält dich auf? Lässt du dich oft ablenken und fehlt dir der Fokus um die wichtigen Aufgaben anzupacken und effizient arbeiten zu können? Bringen die Aufgaben, für die du viel Zeit benötigst, dich weiter? Und zu guter Letzt - durch welche Aufgaben, die du zu erledigen hast, kannst du Geld verdienen? (Es wird dich nicht weiter bringen beispielsweise unzählige Blogartikel zu schreiben, wenn dies deine Reichweite nicht erhöht und dir somit auch keine zahlenden Kunden liefert.)
Fokussiere dich auf das Wesentliche und verfolge stets deine festgelegten Ziele. Bedenke, dass deine dringenden Aufgaben auch wichtige Aufgaben sein sollten. Schiebe diese wichtigen Schritte nicht weiter auf und beschäftige dich nicht mit Themen und Dingen, die dich Zeit kosten sowie dich weder kurz- noch langfristig weiterbringen werden.
Zeitfresser Nr. 2: Social Media & Smartphones
Social Media sowie das Smartphone können oftmals ein großer Zeitfresser sein und hindern dich daran effizient arbeiten zu können. Instagram, TikTok & Co. wurden lediglich dafür entworfen, uns möglichst lange an unser Smartphone zu fesseln. Das besondere daran: Der Algorithmus merkt und erkennt, welchen Beiträgen wir besondere Aufmerksamkeit schenken und natürlich auch, welche wir anklicken, um uns anschließend noch viel mehr davon zur Verfügung zu stellen. Grundlegend ist dies nichts Schlechtes, doch oftmals verleitet es zu übermäßigem und unachtsamen konsumieren der Social Media Kanäle.
Die Universität Bonn ging vergangenen Jahres der Frage nach, wie oft wir täglich im Durchschnitt unser Smartphone entsperren. Das Resultat: 88-mal am Tag entsperren wir im Durchschnitt unser Handy! Wenn wir 16 Stunden wach sind, machen wir das also alle elf Minuten einmal. Gemäß einer anderen Studie brauchen Menschen 15 Minuten, um wieder in eine Flow-Phase zu kommen.
Jetzt können wir rechnen: Wenn wir alle elf Minuten unterbrochen werden, aber 15 Minuten brauchen, um uns konzentriert und fokussiert mit etwas zu beschäftigen, dann heißt das doch: Wir kommen gar nicht mehr dazu, uns mit etwas fokussiert und konzentriert zu beschäftigen!*
Möglicherweise bist du über dieses Resultat ebenfalls so erstaunt wie ich es war. Berechtigt könntest du dich nun fragen „Wie soll denn ein Businessalltag ohne Social Media oder gar Smartphone ablaufen - erstrecht wenn man ein (Online)Business führt?“
Um eine andere Perspektive einnehmen zu können, ist es sinnvoll dich wiederum mit der Frage zu beschäftigen, wie oft du Social Media oder dein Smartphone tatsächlich ganz bewusst für dein (Online)Business nutzt.
Es soll ja nicht darum gehen, dass du deinen Businessalltag komplett ohne dein Smartphone verbringst sondern vielmehr darum, ein Bewusstsein zu schaffen und das "Verschwenden" deiner kostbaren Zeit zu minimieren.
Denn oftmals lesen wir hier einen Beitrag, schauen uns dort noch schnell einige Reels an und beantworten letztlich ein paar WhatsApp-Nachrichten und plötzlich ist schon wieder eine ganze Stunde verflogen. Bedenke, was du in dieser Stunde mit fokussiertem und effizientem Arbeiten hättest alles erledigen können.
Natürlich möchte ich keines Wegs vermitteln, dass Social Media oder gar unsere Smartphones schlecht sind. Es ist empfehlenswert auf den Social Media Plattformen aktiv und sichtbar zu sein. Gerade für ein Online Business dienen diese Plattformen als sinnvolles Instrument sich eine Reichweite aufzubauen, die Traumkunden ansprechen und letztendlich auch zur Kundengewinnung -und Bindung.
Jetzt stellst du dir bestimmt die Frage, wie du denn diese Tools nutzen kannst um tatsächlich effizient arbeiten zu können. Hier kommen meine Tipps für dich:
Als kleinen Game Changer möchte ich dir den Tipp geben deinen Social Media Content zu recyceln und diesen mehrfach, ein wenig abgeändert, zu teilen. Was du bereits auf Instagram geteilt hast, kannst du beispielsweise auf deinem TikTok Kanal teilen.
Zeitfresser Nr. 3: Falsche Prioritäten
Den Satz „Du musst einfach Prioritäten setzen!“ kennst du mit großer Sicherheit, doch ganz ehrlich - so einfach ist das gar nicht und einige Menschen tun sich dabei nicht leicht. In deinem Business erwarten dich täglich viele verschiedene Aufgaben. Vom Beantworten deiner Mails über anstehende Termine mit Kunden bis hin zur Vorbereitung deiner Buchhaltung. Für all die To-Do’s benötigst du Zeit und diese solltest du dir bewusst einplanen. Wenn du nicht einschätzen kannst, wie lange die jeweiligen Aufgaben dauern, so erfasse die Zeit, um ein Gefühl dafür zu bekommen.
Wenn du deinen Zeitfressern an den Kragen gehen möchtest, wirst du um das Setzen von Prioritäten nicht herum kommen. Andernfalls entsteht schnell Zeitdruck, denn du kannst grundsätzlich nicht alles zeitgleich erledigen.
Das regelmäßige Schreiben einer Aufgabenliste wird auch dir ermöglichen effizienter zu arbeiten. So erschaffst du dir stets einen aktuellen Überblick über deine regelmäßig anfallenden Aufgaben. (Losgelöste Liste von To Do) Besonders hilfreich ist es, wenn du deine To-Do’s in Kategorien einordnest zum Beispiel in Kategorie A, B und C. A steht entsprechend für besonders wichtige und dringliche Aufgaben. Die Aufgaben, welche du in Kategorie B einordnest sind ebenfalls wichtig aber nicht dringlich und die Aufgaben in Kategorie C stehen erst einmal hinten an.
Verinnerliche, dass Prioritäten sich durch deine festgelegten Ziele und den dahinterstehenden Zeitplan ergeben.
Findest du innerhalb deinen sich wiederholenden To-Do’s Tätigkeiten, welche dir keinen unmittelbaren Nutzen bringen oder dich gar von wichtigeren Aufgaben abhalten? Dann streiche diese von deiner Aufgabenliste und notiere sie dir in einer separaten Liste wie beispielsweise einer Not-To-Do-Liste.
Fazit
Wie du siehst ist der erste Schritt zur Entlarvung von Zeitfressern die Erkenntnis darüber, welche Aufgaben im Alltag zu ihnen herangewachsen sind. Denn durch Gewohnheit schleichen sich viele Zeitdiebe ein, doch diese lassen sich ebenso auch wieder beseitigen. Plane dir regelmäßig ein Zeitfenster ein, indem du deinen Arbeitsalltag reflektierst und überprüfst, was dich aufhält.
Nutze Social Media und dein Smartphone gezielt und lasse dich nicht von deinen geplanten To Do’s abhalten. Sei dir deiner Prioritäten bewusst und verfolge den roten Faden deiner Aufgaben, welche dich deinen Zielen näher bringen.
Das Setzen von Prioritäten ist ein Prozess, welchen wir Schritt für Schritt erlernen dürfen und somit erst hineinwachsen. Verzeihe dir, wenn du mal nicht super effizient arbeitest und für die ein oder andere Aufgabe zu wenig Zeit einplanst.
Und zu guter Letzt - denke immer daran, dass es keine Pauschalformel für uns alle gibt. Denn unser Business und wir selbst sind Individuen, welche es so kein weiteres Mal gibt. Du möchtest noch mehr Tipps, um deinen Alltag produktiver zu gestalten? Dann lies dir gerne meine "5 Tipps zur Steigerung deiner Produktivität" durch.
Nun wünsche ich dir viel Erfolg beim Entlarven deiner Zeitfresser und freue mich sehr, wenn du in den Kommentaren berichtest, ob meine Tipps dir dabei helfen konnten endlich effizient arbeiten zu können.
Bis bald!
Julia
